Trattamento fiscale dei rimborsi spese ad amministratori e dipendenti

Quando gli amministratori, o i soci, si recano presso i clienti o i fornitori della società per cui operano, oppure presso altri luoghi in cui devono disbrigare delle pratiche amministrative, possono farsi rimborsare dalla società le spese sostenute in prima persona (ovvero i costi certificati da documenti intestati a loro anziché alla società). Il trattamento fiscale di questi rimborsi spese può risultare diversificato in funzione delle relative modalità di riconoscimento.

Luogo della trasferta

In primis, è necessario verificare se la trasferta viene effettuata all’interno ovvero all’esterno del territorio comunale in cui è localizzata la sede della società. Questa prima verifica è importante in quanto:

• le indennità, o i rimborsi spese, per le missioni che si svolgono nello stesso Comune in cui è ubicata la sede di lavoro concorrono a formare il reddito imponibile (ad esclusione dei rimborsi delle spese di trasporto documentate da giustificativi emessi dal vettore);
• le indennità, o i rimborsi spese, per le missioni che si svolgono fuori dal Comune in cui è ubicata la sede di lavoro (come stabilito dall’art. 51, c. 5 del Tuir) sono totalmente esenti in determinati casi come si vedrà più avanti.

Trattamento fiscale dei rimborsi spese in capo alla società che li eroga

Quando gli amministratori o i soci, effettuano missioni impiegando un’autovettura di loro proprietà, o noleggiata appositamente per effettuare quella specifica trasferta, possono chiedere alla società di rimborsare le spese sostenute personalmente per effettuare tale spostamento.

Questi rimborsi saranno interamente deducibili in capo alla società (previo rispetto delle condizioni previste dall’art. 95, c. 3 del Tuir ovvero entro il costo di percorrenza o delle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali ovvero 20 se con motore diesel) entro i seguenti limiti:

• 180,76 euro per le trasferte nel territorio italiano;
• 258,23 euro nel caso in cui siano all’estero.

La parte eccedente rispetto a questi limiti sarà indeducibile.

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Rimborsi spese analitici

I rimborsi spese analitici consistono nella “restituzione” degli importi esatti dei costi che sono sostenuti personalmente dall’amministratore per vitto, alloggio, viaggio (esempio: rimborso del costo sostenuto per l’acquisto del biglietto aereo pagato direttamente dall’amministratore anziché dalla società) purché siano spese documentate e riepilogate in un prospetto piè di lista: in buona sostanza, in caso di rimborso analitico, i documenti giustificativi (quali ad esempio fatture, ricevute, quietanze) devono essere raccolti e consegnati alla società unitamente a una nota spese che dovrà essere conservata da quest’ultima. Questi rimborsi spese sono totalmente esenti in capo all’amministratore o al socio che li percepisce.

In questi rimborsi spese rientrano quelli chilometrici; infatti, quando gli amministratori, o i soci effettuano delle missioni impiegando un’autovettura di loro proprietà, o noleggiata appositamente per effettuare una specifica trasferta, possono chiedere alla società il rimborso delle spese che sono state sostenute personalmente per effettuare lo spostamento. Questi rimborsi costituiscono costi totalmente deducibili dalla società e redditi totalmente esenti in capo all’amministratore/al socio che li percepisce solo nel caso in cui vengano rispettate determinate condizioni illustrate nel successivo paragrafo.

Tuttavia, il rimborso spese relativo al tragitto percorso dall’amministratore dalla propria residenza fino alla sede societaria (o viceversa) è imponibile (si veda: Risoluzione Ag. Entrate 30.10.2015 n. 92/E), mentre nel caso in cui il soggetto parta da casa propria per trasferirsi presso il luogo della missione aziendale, l’imponibilità o l’esenzione dipende dalla distanza percorsa; in particolare, è necessario confrontare la lunghezza dei tragitti percorribili in alternativa, in quanto:

• se il tragitto dalla residenza alla località della trasferta è minore rispetto a quello che avrebbe percorso partendo dalla sede della società il reddito percepito sarà esente;
• se il tragitto dalla residenza alla località della trasferta è maggiore rispetto a quello che avrebbe percorso partendo dalla sede della società la differenza in eccesso costituisce reddito imponibile.

Oltre ad effettuare un bonifico con causale “rimborso spese amministratore” (tali costi sono deducibili solo se effettivamente pagati) è consigliabile predisporre e conservare documentazione descrittiva della trasferta e del mezzo impiegato ed elementi probativi degli spostamenti effettuati ogni singola giornata, ovvero: i dettagli sul percorso svolto, le motivazioni della trasferta, la documentazione di fonte terza (quali ad esempio: pedaggi autostradali, fatture telepass, biglietti di treno/aereo/taxi, bolle di carico e scarico, ricevute di pasti presso pubblici esercizi, ecc.).

Infatti, secondo un orientamento espresso dalla Corte di Cassazione (sentenza 18.12.2006, n. 27095) la deducibilità delle spese di viaggio sostenute da una società per dipendenti [e per analogia dell’amministratore] non può essere affermata o negata sulla base di una specifica lettera d’incarico redatta in forma scritta (peraltro, non più obbligatoria. Si veda: Cass. 8.06.2012, n. 9333), ma deve essere verificata attraverso l’esame globale della contabilità e, in particolare, mediante indagini volte a verificare la partecipazione a incontri commerciali o l’avvio da parte della società di rapporti economici con altre imprese dirette a dimostrare l’effettività dei viaggi compiuti.

Rimborsi spese forfettari

I rimborsi spese forfettari costituiscono un importo giornaliero riconosciuto forfettariamente al soggetto che ha effettuato una o più trasferte nel corso di un determinato giorno. Il rimborso è esente (ovvero viene percepito per intero senza essere assoggettato a tassazione) per un importo pari, alternativamente:

• al massimo a 46,48 euro al giorno nel caso in cui la trasferta giornaliera avvenga in Italia;
• fino a 77,47 euro al giorno quando la trasferta è verso unluogo estero.

Rimborsi spese misti

I rimborsi spese misti sono indennizzi che combinano il rimborso a piè di lista e quello forfettario. In buona sostanza, in questo caso, oltre al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio viene erogata anche un’indennità di trasferta. Tuttavia, l’importo giornaliero (pari a 46,48 euro oppure a 77,47 euro al giorno) deve essere ridotto:

• di 1/3 (pari a 15,49 euro per missioni nel territorio italiano oppure a 25,82 euro per trasferte estere) nel caso in cui il soggetto che percepisce tale indennità di trasferta abbia chiesto anche il rimborso analitico di spese di vitto o di alloggio. Quindi, se l’amministratore si è già fatto rimborsare dalla società quanto pagato dallo stesso in un ristorante italiano presso il quale ha pranzato in occasione di una trasferta aziendale (in un Comune diverso da quello in cui è localizzata la sede della società) l’importo del rimborso forfettario giornaliero deducibile relativamente a tale giornata sarà solo pari a 30,99 euro.
• di 2/3 (pari a 30,99 euro per trasferte nel territorio italiano oppure a 51,65 euro per missioni estere) nel caso in cui il soggetto che percepisce tale indennità di trasferta abbia chiesto anche il rimborso analitico di spese di vitto e di alloggio. Perciò se l’amministratore si è già fatto rimborsare dalla società quanto pagato dallo stesso relativamente al soggiorno in hotel all’estero ed anche quanto consumato nello stesso giorno in un bar, l’importo del rimborso forfettario giornaliero deducibile relativamente a tale giornata sarà pari al massimo a 25,82 euro.

Nel caso in cui venga rimborsato un importo superiore rispetto a quanto illustrato sopra, l’eventuale erogazione eccedente sarà integralmente imponibile sia ai fini impositivi sia ai fini contributivi.