Il regolamento aziendale: a cosa serve e come redigerlo

Il Regolamento aziendale è un documento interno all’impresa che ha lo scopo di guidare i comportamenti dei dipendenti e di promuovere un ambiente nel quale ogni operatore sappia esattamente cosa l’azienda si aspetta e come comportarsi. Si tratta, in sostanza, di un documento di autoregolamentazione che l’azienda decide volontariamente di adottare.

L’insieme delle regole che disciplinano la vita in azienda spaziano dai comportamenti richiesti al lavoratore all’interno del luogo di lavoro (rispetto dell’orario, vestiario, pause e permessi) alle modalità di esecuzione della prestazione ovvero alla normativa sulla sicurezza.

Nel regolamento, il datore di lavoro può prevedere diverse norme specifiche, elaborate ad hoc sulla propria realtà aziendale ma nel rispetto della normativa generale in materia di lavoro, che devono essere rispettate dai lavoratori.

Lo scopo è garantire il corretto svolgimento dell’attività lavorativa in maniera uniforme evitando che i dipendenti privi di regole e riferimenti certi possano assumere comportamenti che nel tempo potrebbero cristallizzarsi in prassi dannose per l’azienda, per la sua produttività ovvero per l’ambiente di lavoro, generando perfino conflitti interni.

L’adozione di un regolamento, quindi, semplifica la gestione delle risorse umane, riduce il rischio di comportamenti non consoni, protegge la salute e la sicurezza dei dipendenti e favorisce il mantenimento di un sano clima aziendale che contribuisce a fidelizzare i dipendenti nel tempo, evitando i fenomeni di turn-over.

Il regolamento aziendale rappresenta una delle fonti normative del rapporto di lavoro; tuttavia, esso non ha potere derogatorio delle disposizioni di legge o collettive in materia di lavoro, anzi deve conformarsi ad esse, in primis alla Costituzione, allo Statuto dei lavoratori e al contratto collettivo applicato in azienda. Per alcuni, il regolamento aziendale rappresenta la trasposizione nella realtà aziendale dei principi contenuti nell’art. 2104 c.c. (obbligo di diligenza) e nell’art. 2105 c.c. (obbligo di fedeltà).

Il regolamento è generalmente indirizzato a tutti i lavoratori dell’azienda, a prescindere dalla tipologia contrattuale, dalle mansioni, dal livello di inquadramento, dalla durata del contratto e della prestazione lavorativa perché contiene regole da applicare alla generalità dei rapporti di lavoro attivi ed ai nuovi assunti. Esso è mutuato dall’art. 2086 c.c. secondo il quale l’imprenditore ha il dovere di istituire un assetto organizzativo adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa.

I lavoratori devono conformarsi alle regole ivi contenute e la mancata adesione può comportare, in alcuni casi, l’avvio di un procedimento disciplinare, in base a quanto previsto dal richiamato art. 2104 c.c. che obbliga il lavoratore all’osservanza delle disposizioni per l’esecuzione e per la disciplina del lavoro impartite dal datore di lavoro e dai suoi collaboratori. Tuttavia, il regolamento aziendale non va confuso con il codice disciplinare, potendo il primo, in alcuni casi, ricomprendere anche il secondo, quando declina al suo interno l’insieme dei comportamenti vietati, le infrazioni, le sanzioni correlate e le procedure di contestazione.

La redazione del regolamento aziendale è solitamente a carico dei responsabili delle risorse umane o della direzione, talvolta con il supporto di consulenti legali per assicurarsi che il documento rispetti la normativa vigente. Trattandosi di un atto predisposto in modo unilaterale, il datore di lavoro è anche libero di modificarlo senza il coinvolgimento di altri soggetti, fermo restando che le regole in esso contenute non possono essere contrarie ai principi di legge e di contratto collettivo, ma hanno l’unico scopo di meglio specificare le dinamiche di interazione tra i lavoratori e tra questi e l’azienda. Per avere efficacia, il regolamento deve essere portato a effettiva conoscenza di tutto il personale.

Il regolamento può avere ad oggetto aspetti della vita aziendale anche notevolmente diversi tra loro; in generale esso definisce le modalità organizzative delle prestazioni lavorative, le modalità e i tempi per comunicare le assenze, l’uso degli spazi comuni e spesso contiene procedure specifiche per evitare l’uso improprio di particolari strumenti. In merito a quest’ultimo aspetto, considerata la crescente diffusione di procedure digitali, molte aziende ritengono opportuno declinare nel regolamento le prescrizioni per l’utilizzo di pc, smartphone e altri strumenti informatici, in special modo la posta elettronica e la navigazione web. Gli aspetti che più frequentemente interessano l’azienda riguardano i siti internet consultabili, il corretto utilizzo dei device (telefoni, tablet, etc.), l’utilizzo della posta elettronica aziendale per scopi personali ovvero l’accesso ai social network e finanche l’effettuazione di transazioni finanziarie mediante rete aziendale.

Molte aziende preferiscono adottare uno o più regolamenti specifici per materia, ad esempio un regolamento in tema di salute e sicurezza sul lavoro per la gestione delle emergenze o dei materiali potenzialmente rischiosi; un regolamento ferie con indicazione delle procedure per comunicare le assenze, chiedere le ferie e i permessi e dei referenti aziendali da contattare; un regolamento sul welfare per definire contenuti, limiti e requisiti di tali misure ovvero un regolamento per l’introduzione del lavoro agile in azienda, fermo restando, in tal caso, quanto previsto dalla L. 81/2017 per la concreta applicazione.

In conclusione, il regolamento aziendale è uno strumento efficace per stabilire una serie di regole specifiche per le aziende che mirano ad un’organizzazione efficiente, in cui i dipendenti sanno perfettamente come agire e cosa ci si aspetta da loro.