Le verbalizzazioni del consiglio direttivo

In caso di verifica fiscale, i verbali redatti durante le riunioni del consiglio direttivo e dall’assemblea soci sono tra i primi documenti a essere richiesti per verificare l’esistenza di un’effettiva democraticità interna, così come previsto dalla normativa. In questo articolo ci soffermeremo appunto sulla verbalizzazione.

In base alle previsioni statutarie, alcune decisioni sono di competenza del direttivo: si tratta principalmente delle delibere relative alla sottoscrizione di contratti, accettazione delle richieste di iscrizione, definizione degli importi delle quote e contributi versati da soci e tesserati e di altre decisioni che non pregiudicano i diritti dei soci, così come previsto dall’art. 90 L. 289/2002, ma che devono essere trascritte in un apposito registro delle adunanze, per tenere traccia delle decisioni riguardanti l’amministrazione e la corretta gestione dell’ente.

Rivestono particolare importanza le delibere attinenti la qualifica di socio e la determinazione di quote e contributi. Per quanto concerne il primo punto, è previsto negli statuti che i sodalizi debbano approvare in sede di consiglio le richieste di adesione all’associazione pervenute dagli aspiranti soci, ma molto di frequente gli enti dimenticano oppure omettono di effettuare questo adempimento approvando immediatamente la richiesta, spesso anche tramite il segretario o un addetto che riceve la domanda di iscrizione, senza attendere l’apposita convocazione del direttivo. È quindi frequente che in occasione di verifiche fiscali, tale comportamento venga sanzionato.

Non di minore importanza è la delibera sulle quote che soci e tesserati versano periodicamente, sia per saldare la quota annuale di iscrizione, sia per partecipare a corsi e lezioni tenuti dall’associazione e riservati ai membri del sodalizio. Accade con estrema frequenza che le quote vengano stabilite dal presidente stesso tramite un “tariffario” dove, tra l’altro, vengono riconosciuti sconti o riduzioni sui prezzi nel caso di iscrizione per un numero elevato di mesi o nel caso di altri familiari già iscritti. Queste pratiche di riduzioni o abbuoni, ritenute tipicamente commerciali, contrastano con lo scopo degli enti non profit, nei quali il corrispettivo specifico versato dovrebbe fungere da ripartizione dei costi tra i membri dell’ente fruitori dell’attività sportiva. È quindi necessario evitare di effettuare riduzioni sulle somme e stabilire gli importi dei corrispettivi (da non inquadrare come tariffe, non trattandosi di un ambito commerciale) in seguito a una delibera dei membri del direttivo, al termine di un confronto tra i consiglieri, valutate le spese vive sostenute dall’ASD.