Fascicolo informatico d’impresa

Il fascicolo è l’aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente tutti i documenti, di ciascuna impresa e di ciascun soggetto economico. Il fascicolo informatico d’impresa è un servizio creato dalle Camere di Commercio finalizzato a semplificare la gestione dei procedimenti amministrativi inerenti all’attività d’impresa. Il fascicolo, unico per ciascuna impresa iscritta o annotata nel Registro delle Imprese e per i soggetti economici iscritti nel REA, è tenuto dalla Camera di Commercio territorialmente competente unitamente al REA ed è a questo informaticamente collegato.

È con il D.M. Imprese 17.09.2024, n. 159 (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale 25.10.2024, n. 251), che viene regolamentata la formazione e la gestione del fascicolo informatico d’impresa.

Pubblica Amministrazione – Il fascicolo d’impresa consente a tutte le Pubbliche Amministrazioni di accedere direttamente a documenti e atti relativi alle imprese, senza doverne richiedere copia alle imprese stesse, come previsto dall’art. 4, cc. 8 e 9 D.P.R. 160/2010, ed è frutto del costante interscambio informativo tra lo Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) e il Registro delle Imprese.

Il fascicolo d’impresa è costituito dagli atti e dai documenti presentati al SUAP e trasmessi alla Camera di Commercio; oltre a questi documenti, raccoglie gli attestati emessi in Italia da alcuni Enti di Certificazione, in particolare:

– Accredia (Ente italiano di accreditamento);

– ANAC (Autorità nazionale anti corruzione, per gli attestati SOA);

– Ecocerved (che gestisce, per il Ministero dell’ambiente, l’Albo Nazionale dei Gestori Ambientali).

Per le loro finalità istituzionali i soggetti pubblici hanno accesso al fascicolo informatico e acquisiscono, direttamente e senza oneri economici, tutti i dati e documenti relativi all’attività dell’impresa. Non richiedono all’impresa l’attestazione di atti, fatti, notizie, autocertificazioni e certificazioni presenti nel fascicolo oppure l’esibizione di documenti conservati nello stesso. L’acquisizione dei dati e dei documenti contenuti nel fascicolo da parte delle Amministrazioni avviene attraverso l’interoperabilità tra sistemi informatici e fascicolo mediante i servizi resi disponibili dalla piattaforma digitale nazionale dati.

Impresa – L’impresa o il soggetto economico ha diritto di accesso gratuito e senza limiti alla consultazione del proprio fascicolo. Per le imprese, pertanto, il fascicolo rappresenta uno strumento che consente di ridurre gli oneri burocratici connessi all’esercizio dell’attività economica e i costi diretti e indiretti che ne derivano, sollevando l’impresa dall’obbligo di dover fornire più volte la medesima documentazione in occasione dei singoli eventi che ne caratterizzano il ciclo di vita.

Un’altra potenzialità del fascicolo è quella di porsi come “vetrina” dell’impresa, in quanto sono visibili agli stakeholders i propri assets materiali e immateriali, quali i brevetti, le tecnologie, le certificazioni di qualità.

Soggetti privati – I soggetti privati possono acquisire, tramite interrogazione puntuale del fascicolo, i dati e i documenti relativi all’esercizio dell’attività di ciascuna impresa iscritta o annotata nel Registro delle Imprese, o di ciascun soggetto economico iscritto nel REA, con le limitazioni e previa corresponsione dei diritti di segreteria.

Sportelli unici – Gli Sportelli Unici delle Attività Produttive possono accedere ai fascicoli d’impresa di interesse tramite:

– gli strumenti di gestione del procedimento (SUAP camerale) messi a disposizione dalle Camere di Commercio attraverso le apposite convenzioni;

– i servizi erogati dal sistema SU.RI. (servizio gestito dalle Camere di Commercio che assicura la circolarità informativa costante tra SUAP e Registro delle Imprese).