Enti del Terzo settore: registro dei volontari

Con la nota 20.01.2025, n. 809, il Ministero del Lavoro ha fornito chiarimenti relativi al possesso, per un Ets, di più di un registro dei volontari non occasionali qualora disponga, oltre che della sede legale, anche di una o più sedi operative secondarie.

I tecnici di prassi ricordano che l’art. 17, c. 1 del CTS impone agli enti di iscrivere i volontari in apposito registro; l’art. 3 D.M. Sviluppo Economico-Lavoro 6.10.2021 prevede l’istituzione del registro e le modalità di tenuta dello stesso (che ricomprendono la vidimazione quale mezzo per assicurare l’inalterabilità delle scritture in caso di supporto cartaceo, il contenuto minimo del registro, la possibilità di ricorso alternativo a sistemi elettronici e/o telematici, anche messi a disposizione dalla rete associativa cui gli enti aderiscono).

In sostanza, sostengono i funzionari del lavoro che per entrambi i provvedimenti lo scopo del registro dei volontari è quello di individuare i soggetti che prestano attività volontaria in maniera non occasionale, documentarne il relativo status all’interno dell’ente, consentire e agevolare l’adempimento degli obblighi assicurativi. In tal senso, il registro ha carattere unitario; tuttavia, nel rispetto delle previsioni del D.M. citato, nella salvaguardia dell’inalterabilità delle scritture e comunque a condizione che le modalità di tenuta consentano di raggiungere le finalità sopra richiamate, dette modalità potranno tenere conto della struttura dell’ente, la cui natura unitaria non preclude l’esistenza di sedi operative secondarie, anche in Regioni diverse da quella in cui si trova la sede legale.

Sulla base della fotografia effettuata, il tutto potrà avvenire a condizione che:

– l’istituzione del registro dei volontari tenuto presso la sede secondaria sia deliberata dall’organo di amministrazione (organo responsabile nel suo complesso della tenuta del registro dei volontari dell’ente);

– siano individuate, formalizzate e adottate modalità di tenuta che evitino la duplicazione delle registrazioni riferite alle medesime persone, con conseguente inattendibilità del dato volontari computati con riferimento all’ente nel suo complesso;

– sia individuata espressamente la persona preposta alla tenuta (compilazione e conservazione) del registro di sede secondo le modalità previste;

– le modalità di tenuta del registro di sede siano previamente rese note alla società assicuratrice affinché questa possa erogare il proprio servizio garantendo tutti i soggetti assicurati;

– la corretta tenuta del registro di sede sia oggetto di verifiche periodiche da parte dell’organo di amministrazione.

È opportuno che presso la sede principale dell’ente che ha istituito uno o più registri dei volontari relativi alle sedi secondarie sia conservata, unitamente al registro principale, copia del frontespizio di ciascun registro secondario, con annotazione degli estremi di vidimazione (autorità che ha effettuato la vidimazione e data della stessa) e della data a partire dalla quale il registro secondario è divenuto operativo, da esibire nel corso dei controlli periodici da parte delle amministrazioni o dei soggetti autorizzati di cui all’art. 93 del CTS. Periodicamente, gli aggiornamenti da effettuarsi sul RUNTS relativamente al numero dei volontari non occasionali dovranno basarsi su una preliminare ricognizione di tutti i registri posti in uso.

In conclusione, per enti aventi una pluralità di sedi operative territorialmente distanti, sarebbe irragionevole e contrario all’autonomia degli stessi non consentire l’istituzione di registri dei volontari relativi alle singole sedi, a condizione che ciò avvenga con modalità tali da garantire l’assolvimento degli obblighi di registrazione e assicurazione dei volontari e la certezza delle scritture. Conseguentemente, gli eventuali registri di sede dovranno essere regolarmente vidimati; resterebbero altrimenti mere scritture interne prive di qualunque rilevanza verso l’esterno e di qualunque valore probatorio.