Dipendenti cessati: obbligatorio disattivare casella posta aziendale

Non solo le caselle di posta elettronica dei lavoratori in forza, ma anche quelle dei lavoratori non più in forza comportano la necessità di intervento e gestione da parte del titolare del trattamento del dato.

In caso di interruzione del rapporto di lavoro, il Garante suggerisce di disattivare e rimuovere la casella aziendale, predisponendo sistemi che prevengano la ricezione dei messaggi e informando i soggetti terzi, con sistemi automatici, che quell’account è stato disattivato (indicando nuovi recapiti alternativi).

L’Autorità, con il provvedimento 4.12.2019, ha ribadito che la società che mantiene attivo l’account di posta aziendale di un dipendente dopo l’interruzione del rapporto di lavoro e accede alle e-mail contenute nella sua casella di posta elettronica commette un illecito.

I principi sulla protezione dei dati impongono al datore di lavoro la tutela della riservatezza anche dell’ex dipendente: subito dopo la cessazione del rapporto di lavoro, infatti, un’azienda deve necessariamente rimuovere gli account di posta elettronica riconducibili al dipendente cessato, adottare sistemi automatici con indirizzi alternativi a chi contatta la casella di posta e introdurre accorgimenti tecnici per impedire la visualizzazione dei messaggi in arrivo.