Diritto del lavoro e legislazione sociale
27 Giugno 2024
Dematerializzazione e conservazione delle note spese
Secondo l’Agenzia delle Entrate, è possibile digitalizzare la procedura di gestione delle note spese dei lavoratori in trasferta, nel rispetto dei requisiti di immodificabilità, integrità e autenticità richiesti per qualsiasi documento informatico avente rilevanza fiscale.
Con la risposta all’interpello 24.06.2024, n. 142 l’Agenzia delle Entrate si è occupata della dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, in particolare per servizi di trasporto tramite taxi, saldati utilizzando la carta di credito aziendale.
In via preliminare si rammenta che la normativa italiana in materia di dematerializzazione dei documenti fiscali è abbastanza articolata e ha subito diverse evoluzioni nel tempo, come evidenziato da diverse disposizioni di prassi (Ris. n. 46/E/2017; Circ. n. 5/E/2018; Ris. n. 96/E/2017; Interpelli nn. 403/2019, 417/2019, 740/2021 e 226/2023) richiamate dall’Agenzia delle Entrate.
Secondo tali disposizioni, qualsiasi documento informatico che rappresenta atti, fatti o dati rilevanti ai fini tributari, deve rispettare alcune caratteristiche specifiche. In particolare, devono essere garantite le seguenti caratteristiche:
- immodificabilità. Il documento deve essere protetto da qualsiasi alterazione successiva alla sua creazione;