Conguaglio 730: gli adempimenti del datore di lavoro

Come ogni anno in questo periodo, i datori di lavoro sono alle prese con le operazioni di conguaglio in busta paga e molti di essi hanno già ricevuto i primi prospetti di liquidazione 730-4 inviati dall’Agenzia delle Entrate. Tali prospetti contengono i debiti e i crediti dei contribuenti e dei loro coniugi, in caso di dichiarazione congiunta, e l’eventuale rateizzazione dei versamenti relativi ai conguagli a debito.
I sostituti d’imposta hanno l’obbligo di provvedere al recepimento dei modelli 730-4 dei propri sostituiti direttamente o attraverso il proprio intermediario abilitato.

Per rendere più veloce la trasmissione dei dati, i sostituti d’imposta devono comunicare all’Amministrazione Finanziaria l’utenza telematica (propria o di un intermediario) presso la quale ricevere i risultati contabili come previsto dall’art. 16, c. 4-bis D.M. 164/1999 modificato dal decreto 7.05.2007, n. 63. La comunicazione deve avvenire mediante l’invio del quadro CT con la Certificazione Unica, qualora i datori di lavoro sostituti di imposta non abbiano già validamente presentato, a partire dal 2011, una comunicazione CSO, ovvero un precedente quadro CT.

È utile ricordare che le operazioni di conguaglio sono state oggetto di modifiche nel corso degli ultimi anni; in particolare, sono state regolamentate, fino al 2019, dalle disposizioni previste dalla circolare 9.05.2013 n. 14 (par. 9) e dalla circolare 12.03.2018, n. 4 e prevedevano, in sintesi, che dette operazioni fossero effettuate dal sostituto d’imposta a partire dalla retribuzione di competenza del mese di luglio e, per gli enti che erogano pensioni, sulla prima rata di pensione erogata a partire dal mese di agosto o di settembre.

Con l’avvento del D.L. 124/2019, l’art. 16-bis, c. 1, lett. d) ha previsto diverse tempistiche di conguaglio, confermando il riferimento al mese di competenza ma eliminando il riferimento al mese di inizio. Per effetto di tali modificazioni si è passati da un termine “fisso” ad un criterio “mobile” e i conguagli devono ora avvenire all’interno della prima busta paga utile (successiva alla data di ricezione dei 730-4) e concludersi entro il 12.01 successivo alla presentazione del modello 730 (c.d. principio di cassa allargato).

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Nell’ipotesi in cui il modello 730-4 presenti un risultato contabile a debito, il sostituto di imposta deve trattenere l’imposta dovuta dal contribuente dai compensi corrisposti sulla prima retribuzione utile e comunque sulla retribuzione di competenza del mese successivo a quello in cui il sostituto ha ricevuto il modello 730-4, tenendo conto dell’eventuale numero di rate indicato in tale modello. Se il sostituto d’imposta non può rispettare il numero delle rate indicate dal contribuente, può ripartire la somma a debito in un numero di rate che consenta di concludere il versamento nel mese di novembre.

Le ritenute devono essere versate dal sostituto nel termine previsto per il versamento delle ritenute del dichiarante relative alle stesse retribuzioni e, nel caso in cui la retribuzione di competenza del primo mese di effettuazione dei conguagli risultasse insufficiente a trattenere l’intero importo dovuto, la parte residua sarà trattenuta dalla retribuzione erogata nel mese successivo. Nei casi di ulteriore incapienza, le ritenute saranno effettuate sulle retribuzioni dei successivi mesi applicando l’interesse mensile dello 0,40% (con lo stesso codice tributo relativo alle somme cui si riferisce). L’importo dell’unica o seconda rata di acconto non è rateizzabile e sarà trattenuto dalla retribuzione corrisposta nel mese di novembre 2024 (con la retribuzione di dicembre nel caso in cui la retribuzione netta di novembre sia inferiore agli acconti dovuti, maggiorando le somme dello 0,40%).

Riguardo ai rimborsi a credito, è invece opportuno ricordare che il sostituto d’imposta deve provvedervi mediante una corrispondente riduzione delle ritenute dovute dal dichiarante sulla prima retribuzione utile e comunque sulla retribuzione di competenza del mese successivo, ovvero utilizzando, se necessario, l’ammontare complessivo delle ritenute operate dal medesimo sostituto.

Ciò significa che in alcuni casi, in special modo per quei datori di lavoro con un numero esiguo di dipendenti o nei casi in cui vi siano molti lavoratori la cui imposta è interamente azzerata dalle detrazioni spettanti, il conguaglio potrebbe tardare e perfino non realizzarsi completamente entro la fine dell’anno. Si ricorda, infatti, che il datore di lavoro effettua le operazioni di conguaglio a credito fino a capienza delle ritenute effettuate sulla totalità dei dipendenti o delle somme a debito per assistenza fiscale; pertanto, egli non può compensare gli importi con altri tributi o contributi. In tal caso, il datore di lavoro fornirà indicazione degli importi ancora da recuperare nella Certificazione Unica rilasciata al lavoratore nell’anno successivo e quest’ultimo potrà portare il credito residuo nella propria dichiarazione dei redditi (mod. 730 o Redditi PF).

Quando invece il conguaglio è a debito del lavoratore e entro il 31.12 il recupero non è stato ancora completato, la quota residua ed i relativi interessi dovranno essere versati direttamente dal lavoratore entro il 16.01 dell’anno successivo, previa comunicazione del sostituto di imposta.

I conguagli che derivano da modelli 730 integrativi seguono invece regole particolari:

• per il modello integrativo di tipo 1 e 3 i conguagli devono essere effettuati sulla retribuzione erogata nel mese di dicembre (criterio di cassa);
• per i modelli integrativi di tipo 2 i conguagli si effettuano nella prima retribuzione utile erogata dopo la ricezione della comunicazione 730-4.

Infine, qualora la cessazione del rapporto di lavoro avvenga prima di aver terminato le operazioni di conguaglio a debito, il sostituto d’imposta è tenuto a comunicare al dichiarante gli importi ancora dovuti e quest’ultimo provvederà a versarli secondo le modalità e i termini ordinariamente previsti per i versamenti relativi alla dichiarazione dei redditi delle persone fisiche. Nel caso in cui la risoluzione del rapporto lavorativo avvenga prima di aver terminato le operazioni di conguaglio a credito, invece, il datore di lavoro effettuerà il rimborso delle somme spettanti mediante la corrispondente riduzione delle ritenute relative ai compensi corrisposti agli altri dipendenti (circ. Agenzia Entrate n. 14/E/2013).

Qualora il conguaglio a credito non dovesse essere effettuato, il contribuente ha la possibilità di recuperare il credito presentando la dichiarazione dei redditi nell’anno successivo. In ogni caso, non può darsi luogo a conguaglio per assistenza fiscale nelle ipotesi in cui il rapporto di lavoro sia cessato prima della data stabilita per l’avvio della presentazione del modello (circolare Agenzia Entrate n. 4/2018 par. 9). In tal caso (ma anche quando il rapporto di lavoro non sia mai esistito) i sostituti d’imposta devono comunicare il diniego dei modelli 730-4 relativi a persone per le quali non sono tenuti ad effettuare i conguagli, tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate entro cinque giorni lavorativi da quello di ricezione dei risultati contabili.