Bilancio 2023: possibili le assemblee a distanza

In attesa della pubblicazione in Gazzetta Ufficiale della legge di conversione del decreto Milleproroghe (D.L. 215/2023), tornano applicabili le modalità semplificate di convocazione delle assemblee di approvazione del bilancio previste dall’art. 106 D.L.18/2020. In particolare, l’art. 3, c. 12-duodecies della legge di conversione del D.L. 215/2023, estende l’applicabilità delle norme di cui all’art. 106 D.L. 18/2020, alle assemblee ordinarie di società, associazioni e fondazioni.

Pertanto, fino al 30.04.2024, le società di capitali, le cooperative e le mutue assicuratrici, anche in deroga alle disposizioni statutarie, possono procedere ad un più ampio ricorso ai mezzi di telecomunicazione per lo svolgimento delle assemblee ordinarie o straordinarie.

Quindi, anche in deroga alle disposizioni statutarie, sarà possibile per i soci:

• esprimere il voto in via elettronica o per corrispondenza;
• intervenire all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.

Inoltre, è previsto che l’assemblea si possa svolgere, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, “senza” la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio. Attenzione che la nuova proroga non impatta sui termini di approvazione dei bilanci del 2023, che dovranno essere approvati nei termini ordinari (120 giorni), salvo ricorrano le condizioni per l’approvazione del bilancio nel maggior termine di 180 giorni.

La norma dell’art. 106, infatti, continua a disporre che “in deroga a quanto previsto dagli artt. 2364, c. 2 e 2478-bis c.c. o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata per l’approvazione del bilancio al 31.12.2020 entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio”.

Pertanto, non facendo alcun cenno all’approvazione dei bilanci 2023, appare chiaro che si potrà procedere all’approvazione nel maggior termine di 180 giorni solo in presenza delle consuete condizioni di cui agli artt. 2364, c. 2 e 2478-bis c.c. Nuove regole, in applicazione delle disposizioni di cui al c. 8-bis D.L.18/2020, anche per la convocazione delle assemblee di associazioni e fondazioni. Inoltre, con esclusivo riferimento alle Srl, viene consentito, anche in deroga a quanto previsto dall’art. 2479, c. 4 c.c. e alle disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto.

Occorre evidenziare che, nonostante manchi un’espressa indicazione normativa, l’interpretazione prevalente ritiene che l’utilizzo delle modalità telematica sia possibile anche per le adunanze degli organi di amministrazione (C.d.A. e consigli di gestione) e di controllo (collegi sindacali, ecc.).

Discorso a parte per le società con azioni quotate in mercati regolamentati. Per queste, resta ferma la possibilità di designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall’art. 135-undecies D.Lgs. 58/1998 (TUF), anche ove lo statuto disponga diversamente. Le medesime società possono prevedere, nell’avviso di convocazione, che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato al quale possono essere conferite anche deleghe e/o sub-deleghe ai sensi dell’art. 135-novies del TUF, che detta le regole generali (e meno stringenti) applicabili alla rappresentanza in assemblea, in deroga all’art. 135-undecies, c. 4 del TUF. Le suddette disposizioni sono applicabili anche alle società ammesse alla negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione e alle società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante.

Da segnalare, da ultimo, che, ove la società/ente non abbia regolamentato lo svolgimento delle sedute in videoconferenza, queste possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente. Tale disciplina, superato il periodo derogatorio, chiaramente non troverà più applicazione.

Sul punto, il consiglio Notarile di Milano (massima n. 200/2021) ha sostenuto che sono da considerarsi “legittime” le clausole statutarie che, nel consentire l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, attribuiscono all’organo amministrativo la “facoltà” di stabilire che l’assemblea si tenga con modalità virtuali omettendo l’indicazione del luogo fisico di svolgimento della riunione.

Nell’orientamento dei notai milanesi, in particolare, si sostiene la legittimità delle clausole statutarie che permettono di intervenire, in tutte le assemblee o in parte di esse, in modalità audio-video conferenza, almeno quale modalità “alternativa” al consueto intervento di persona nel luogo fisico dove l’assemblea viene convocata. Appare, dunque, legittima, sia una clausola statutaria che prescriva tutte le possibili alternative concernenti lo svolgimento in modalità audio-video, sia una clausola statutaria che vieti del tutto o solo in alcune occasioni l’utilizzo delle modalità audio/video conferenza. Viene, dunque, ritenuta legittima una clausola statutaria che conceda agli amministratori la facoltà di scelta.

Quanto affermato per le assemblee dei soci, sostengono i notai, dovrebbe avere valenza anche per le riunioni degli altri organi sociali, sempreché vi sia una generica disposizione statutaria che permetta la partecipazione con mezzi audio-video. Posizione, questa, che pare trovi spazio anche nello Studio n. 41/2023/I del Consiglio nazionale del Notariato (non ancora ufficialmente pubblicato).