3 strade per calcolare produttività e carichi di lavoro dei dipendenti

La metodologia più diffusa e immediata è quella della valutazione economica: quanto fatturato gestisce il collaboratore? È maggiore del costo pieno delle sue ore?

Consideriamo il caso di un collaboratore che gestisce 70.000 euro di fatturato a fronte di un costo diretto di 38.000 euro e di un costo indiretto che normalmente si aggira tra 11.000 e 17.000 euro all’anno (può sembrarti tanto, ma prova a verificare con i numeri del tuo bilancio!).

In questo caso, il collaboratore produce valore aggiunto per lo studio tra 15.000 e 21.000.

Al contrario, con un fatturato di 40.000 euro non ci sarebbe alcun margine. Attenzione però a non trarre conclusioni affrettate.

Prima di “incolpare” il collaboratore ci sono 4 fattori da considerare:

• svolge attività non legate ai clienti che occupano tempo?
• Chi fa i prezzi? Se i prezzi sono bassi rispetto al lavoro da svolgere, difficilmente potremo trovare la soluzione al problema della redditività chiedendo maggiore impegno al collaboratore. Assegnando ulteriore lavoro potremmo addirittura sovraccaricarlo;
• chi decide l’assegnazione dei lavori? I clienti non sono tutti uguali, anzi… Eppure, essendo l’analisi economica unidimensionale rischiamo di essere fuorviati. In questo caso, il collaboratore potrebbe essere “pieno” di clienti difficili, con ovvie ripercussioni sulle tempistiche di lavoro. La soluzione va ricercata con i clienti lavorando per “contenere le richieste” o per valorizzare meglio il servizio così personalizzato;
• come siamo organizzati? Le procedure di lavoro e le abitudini hanno un effetto davvero significativo sulla capacità produttiva e per questo è necessario riconoscere che alcuni miglioramenti nella produttività non possono che derivare da una revisione critica dei processi.

Per questi motivi ti invito a ponderare meglio eventuali giudizi superficiali sulla produttività dei tuoi collaboratori.

Una seconda metodologia per la valutazione dei carichi di lavoro, migliore rispetto alla precedente, parte da dati quantitativi ricavabili da stampe funzionali presenti sul tuo software di studio: quante fatture annuali? Quanti movimenti bancari, cedolini, dichiarazioni…? Questo sblocca la possibilità di valutazioni e confronti interni più informati. Tuttavia, questo metodo manca di un confronto con l’esterno, e avere come punto di riferimento “se stessi” è limitante per lo sviluppo.

Infine, una terza strada è il metodo BDM Associati per l’assegnazione dei carichi di lavoro, che parte anch’esso dalla valutazione tecnica di cosa viene fatto per il cliente, ma si avvale anche dell’applicazione di benchmark di settore per valutare i tempi necessari a svolgere il lavoro. Ossia ci si domanda: quanto tempo richiederebbe ad un altro studio mediamente efficiente la gestione di un particolare cliente? In questo modo abbiamo una cartina tornasole per leggere i risultati ottenuti dallo studio fino ad oggi e nello specifico questo ci permette di individuare gli spazi di miglioramento che altrimenti risulterebbero invisibili. Partendo dalle ore da noi stimate grazie ai benchmark, ci confrontiamo quindi con la struttura per applicare eventuali moltiplicatori di complessità che possono risultare in pesi (ore) diversi per 2 clienti con le stesse caratteristiche tecniche. Come se ogni cliente fosse un mattoncino del lego, i carichi di lavoro vengono così composti attività per attività.

Concludo condividendo il mio modo di pensare, ovvero che “le persone fanno il meglio che possono con gli strumenti che hanno a disposizione” perché credo che questo sia il modo più costruttivo di vedere le cose. Quest’ottica mi predispone a cercare prima quello che “ho sbagliato io in veste di titolare” e soprattutto mi mette nella mentalità giusta per aiutare a fare meglio, piuttosto che pretenderlo, trovando questa soluzione molto più efficace di qualunque altra.